秘书常识

秘书的含义
    “秘书”来源于拉丁语，其本意是“可靠的职员”。

    全美秘书协会对秘书的定义是：高级官员的助手，掌握机关职责并具有在不同上司直接监督下，承担任务的才干，发挥积极主动性，运用判断力在其职权范围内对机关工作做出决定。

    国际秘书联合会对秘书的定义是：秘书应是上司的一位特殊助手，他们掌握办公室工作的技巧，能在没有上司过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和判断能力，并且在所给予的权利范围内做出决定。

秘书的节日

    每年四月的最后一个完整的星期的周三为全世界秘书的节日——国际秘书节。这一周又称为国际秘书周。

    一九五二年春天，美国两位资深秘书共同向美国政府提出创立秘书节的建议，希望通过此举提升秘书的整体社会地位及其价值，这个建议强调两点：
一是肯定秘书的专业才能，忠诚及工作效率等给予企业的作用与贡献；
二是透过有效宣传，引起社会各界对秘书的重视。

    由于美国秘书协会，即国际专业秘书协会，英文简称PSI，是全世界最大的秘书组织，也是秘书周和秘书活动创始和领导组织，其影响力覆盖全球，因而世界各国的秘书界先后认同并接受了美国的版本，将这一周和这一天确定为各自国家的秘书周和秘书日。

    这就是国际秘书周和国际秘节的由来。

秘书的组织

国际秘书协会
    一九四二年由美国一批秘书发起成立，英文名为National Secretaries Association,一九八年八月，该协会改称为国际行政专业协会，英文名为Lntemational Asso-Eiation Of Administrative Professionals.现有近千万个分会和数万名会员。

国际专业秘书协会
    一九四二年在美国成立，英文名为PRO-FESSIONAL SECRETARIES INTERNATIONAL，简称PSI，总部位于美国的勘萨斯市，现有近百个分会和数万名会员，是全世界最大的秘书组织，也是国际秘书周和国际秘书节活动的领导组织。

欧洲专业秘书协会
    一九七四成立，英文名为EUROPEAN ASSOCIATION OF PRO-FESSIONAL SECRETARIES，简称EAPS，总部位于巴黎，由法国的桑尼亚?威纽娜女士发起创立，其会员国包括绝大多数欧洲国家。

亚洲秘书协会
    一九七四年二月由菲律宾的琴?阿比尼亚女士及澳大利的罗宾柏先生发起创立，英文名为THE ASSOCIATION OF SECRETARIES IN ASIA，简称ASA。一九九八年改名为亚太行政专业协会。

秘书的分类

从秘书的来源与服务对象分：
公务秘书：指在国家机关，国有企事业单位工作的秘书。
私人秘书：在私人，私有企业出资雇聘的秘书。

从秘书的工作性质划分：
党政秘书；企业秘书；商务秘书等。

从秘书的业务内容划分：
行政秘书：机关首长的重要助手。
专业秘书：有法律秘书、教育秘书、医学秘书等。
机要秘书：为首长管理机关的文书处理工作。
事务秘书：负责总务、后勤等工作。
信访秘书：辅助处理人民来信来访工作。
外文秘书：做口头及书面翻译工作。
会议秘书：负责各级各类会议的承办、组织与协调工作。

从秘书的层次分：
初级秘书；中级秘书；高级秘书。

秘书工作的作用

秘书工作的基本原则

◇准确周密原则

◆迅速及时原则

◇安全保密原则

◆精简务实原则

秘书职业道德规范

一、忠于职守，自觉履行各项职责；
二、服从领导，当好参谋；
三、兢兢业业，甘当无名英雄；
四、谦虚谨慎，办事公道，热情服务；
五、遵纪守法，廉洁奉公；
六、恪守信用，严守机密；
七、实事求是，勇于创新；
八、刻苦学习，努力提高思想、科学文化素质；
九、钻研业务，掌握秘书工作各项技能。

秘书的综合能力

    理解领悟能力：秘书要耐心地倾听、敏锐地观察，作到“善解人意”，特别是要迅速、准确地领会上司的意图。

    独立办事能力：上司的指示要及时、高效地办好，周到细致地安排活动，领导不在时要独立处理突发事件。

    沟通与交际能力：秘书能使企业内各部门之间，企业与各有关单位和个人进行良好的沟通，以建立和维护良好的人际关系。

    组织协调能力：在完成任务的前提下，组织人力、物力、财力有效配合，进行资源整合，当有序后，冲突时，能协调各方的利益和不同意见。

    应变能力：遇到突发性的意外事件，秘书应中断或暂停手中工作，沉着、从容的应对突发事件。要灵活机动，用变通的方法解决问题。

    分析判断能力： 秘书能以敏锐的直觉发现问题，而且能找出问题发生的原因及解决办法。对事物和各种信息要有准确的判断力，这是作好参谋助手的必要能力。

    策划与决策能力：策划需要创造性的想法和点子，形成框架和计划。决策则是一个比较评估优选的过程。这是高级秘书应具有的能力。

    口头及文字表达能力： 秘书与人沟通口头表达和文字表达是最基本的能力之一。口头表达要注意，说话要实用性；真实性；针对性；规范性和艺术性。撰写通用公文、商务文书也是秘书最经常的工作之一。涉外秘书还需要外语口头交流与书面交流能力。

    实际操作能力：秘书必须掌握现代办公设备的操作能力和其它技能。除了熟练掌握计算机的使用外，其它如复印机、传真机、扩音器、录音、录像、摄影、移动电话、驾驶汽车等。